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CANADIENS BRANCHÉS 2022
Le symposium et l'assemblée générale annuelle de CIRA
Jeudi, le 15 septembre, 2022
12 h 30 HE

Modifications au règlement de CIRA

Le règlement administratif d’une organisation énonce les règles générales régissant la société.

Le Règlement no 1 de CIRA (le règlement) a été modifié pour la dernière fois en septembre 2016 et est régulièrement révisé pour s’assurer qu’il répond aux besoins de l’organisme et s’aligne sur les principes de bonne gouvernance d’entreprise.

Plus tôt cette année, le comité de gouvernance de CIRA a procédé à une révision du règlement avec l’aide de conseillers juridiques internes et externes. Selon les résultats de cet examen, il a été déterminé que les modifications administratives suivantes devaient être apportées au règlement afin d’améliorer les processus organisationnels et l’efficacité :

1. Début du mandat des administrateurs : modification du règlement pour permettre aux mandats des administrateurs de commencer immédiatement après leur élection, au lieu de commencer après le délai actuel de 30 jours.

2. Réunions électroniques : modification apportée pour préciser dans le règlement que les réunions des comités (en plus des réunions du conseil) peuvent être tenues par voie électronique.

3. Majorité des voix : modification apportée au règlement pour qu’en cas d’égalité des voix lors d’un vote du conseil, le président n’ait pas de voix prépondérante.

4. Quorum : modification apportée pour simplifier la disposition relative au quorum dans le règlement afin d’adopter la norme énoncée dans la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

5. Mise à jour de l’ouvrage de Wainberg : modification du règlement pour refléter la version la plus récente de cette publication (Wainberg’s Society Meetings s’appelle désormais Nathan & Goldfarb’s Company Meetings for Share Capital and Non-Share Capital Corporations).  

Le conseil a modifié le règlement le 20 juillet 2022, et les membres seront invités à confirmer ces modifications proposées au règlement lors de l’assemblée générale annuelle (AGA) qui se tiendra le 15 septembre 2022.

Pour une description plus détaillée des modifications, y compris les liens vers les modifications effectives, consultez les sections qui suivent.

Les changements

Les informations ci-dessous décrivent la disposition précédente du règlement et la nouvelle disposition, et expliquent la raison d’être de chacune des modifications administratives.  

1. Début du mandat des administrateurs - article 3.06

Disposition précédente :   
L’Article 3.06 du règlement de CIRA prévoyait auparavant que le mandat des administrateurs commence 30 jours après leur élection. Bien qu’il n’existe aucune interdiction légale à ce que le mandat d’un administrateur commence à une date ultérieure à celle de son élection, cette pratique n’est pas courante et a entraîné un délai avant que les administrateurs dûment élus puissent siéger au conseil.

Nouvelle disposition :
Avec ce changement, le mandat des administrateurs commence immédiatement après leur élection. Cette pratique est considérée comme la meilleure et permet aux administrateurs de servir CIRA immédiatement après leur élection, sans délai.

Voir les modifications spécifiques apportées à l’Article 3.06 du règlement.

2. Réunions électroniques - article 4.06

Disposition précédente :
L’Article 4.06 du règlement de CIRA prévoyait auparavant que si les administrateurs en conviennent et y consentent, ils pouvaient participer aux réunions du conseil par voie téléphonique ou électronique, ou par d’autres moyens de conférence sur Internet.    

Nouvelle disposition :
Par souci d’exhaustivité, les réunions de comité ont été ajoutées à cet article du règlement.

Voir les modifications spécifiques apportées à l’Article 4.06 du règlement.

3.    Majorité des voix - article 4.07

Disposition précédente :
L’Article 4.07 du règlement de CIRA prévoyait auparavant qu’à toutes les réunions du conseil, chaque question est tranchée à la majorité des voix exprimées sur la question et, en cas d’égalité des voix, le président de la réunion a une seconde voix ou une voix prépondérante.

Bien qu’il n’y ait pas d’interdiction légale de donner au président d’une réunion une seconde voix ou une voix prépondérante, il y a eu une tendance ces dernières années à s’éloigner de cette pratique. Il n’est peut-être plus considéré comme une bonne pratique de permettre au président d’une réunion de trancher une question lorsqu’il y a égalité des votes. Le raisonnement est le suivant : si l’organe de décision n’est pas en mesure de recueillir plus de 50 % des voix pour une motion ou un vote particulier, il est probable que la question nécessite un travail ou un examen plus approfondi. Certains auteurs sur la gouvernance ont également déclaré que cette pratique est antidémocratique et peut mettre le président dans une position difficile ou litigieuse.
 
Nouvelle disposition :
Le règlement a été modifié pour préciser qu’en cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée ne dispose pas d’une seconde voix ou d’une voix prépondérante. Il s’agit d’une meilleure pratique de gouvernance, considérée comme plus démocratique.

Voir les modifications spécifiques apportées à l’Article 4.07 du règlement.

4. Quorum - article 13.09(a) et 13.09(b)

Disposition précédente :
L’Article 13.09(a) du règlement de CIRA prévoyait auparavant que le quorum est le plus élevé des deux nombres suivants : i) 100 membres, ou ii) 10 % du nombre de membres présents en personne à la dernière assemblée des membres, précédant immédiatement cette assemblée.

En raison de la COVID-19, les réunions se sont déroulées en grande partie en ligne, sans que les membres soient présents « en personne ». À l’avenir, CIRA prévoit de tenir des réunions hybrides, les membres pouvant y assister en personne ou en ligne.  Ainsi, cette notion de l’Article 13.09(a)(ii) utilisant l’expression « membres présents en personne » était dépassée.

L’Article 13.09(b) n’était auparavant pas clair quant à la perte du quorum à un moment donné au cours de la réunion. Il indique que les membres peuvent voter même si le quorum n’est plus atteint, mais seulement s’il est maintenu jusqu’à la fin des travaux officiels de la réunion. Ce n’était pas clair et pouvait être contradictoire.

Nouvelle disposition :
L’Article 13.09(a)(ii) du règlement a été modifié pour supprimer le terme « en personne » (dans l’expression « membres présents en personne ») afin de couvrir à la fois les membres qui ont assisté à la réunion en personne et les membres qui y ont assisté en ligne.

L’Article 13.09(b) a été modifié pour préciser que si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, les membres présents peuvent poursuivre les travaux de l’assemblée même si le quorum n’est pas atteint pendant toute la durée de l’assemblée. Il s’agit de la norme par défaut énoncée au paragraphe 164(3) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Une fois le quorum atteint au début de la réunion, le quorum est présumé pour la durée de la réunion. Il s’agit d’un avantage, car il n’est plus nécessaire de faire continuellement faire le comptage du quorum tout au long de la réunion.

Voir les modifications spécifiques apportées aux Articles 13.09(a) et 13.09(b) du règlement.

5. Mise à jour concernant Wainberg’s Society Meetings (procédures d’assemblées de Wainberg pour les sociétés) - article 16.01

Disposition actuelle :
L’Article 16.01 du règlement de CIRA prévoit que les réunions du conseil et des membres sont régies par Wainberg’s Society Meetings. L’ouvrage de Wainberg est une ancienne version et a été renommée Nathan & Goldfarb’s Company Meetings For Share Capital and Non-Share Capital Corporations par Hartley R. Nathan et Clifford S. Goldfarb.

Nouvelle disposition :
Les règles de procédure de l’ouvrage de Nathan sont conformes à celui de Wainberg, sauf qu’il a été consolidé pour s’appliquer aux sociétés à but lucratif et non lucratif et a été modernisé.    Ce règlement a été modifié pour refléter la version la plus récente de cet ouvrage.

Voir les modifications spécifiques apportées à l’Article 16.01 du règlement.

Le processus

L’article 17.01 du règlement administratif de CIRA prévoit que les modifications du règlement sont d’abord votées par le conseil, puis confirmées par les membres si elles sont approuvées. À ce titre, les modifications proposées au règlement ont été examinées par le conseil de CIRA et approuvées lors de la réunion du 20 juillet 2022. Pour terminer le processus, les membres de CIRA devront confirmer le règlement proposé avec ces changements lors de l’assemblée générale annuelle (AGA) du 15 septembre 2022.

Les membres de CIRA voteront sur la motion suivante :

IL EST RÉSOLU QUE :

1. Les membres de CIRA confirment par la présente le règlement no 1 modifié de CIRA, approuvé par le conseil le 20 juillet 2022.

2. Les modifications susmentionnées sont confirmées à compter d'aujourd'hui, conformément à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

Nous désirons que les membres de CIRA comprennent ces changements afin qu’ils soient en mesure de voter sur la motion à l’assemblée générale annuelle. Si vous avez des questions concernant les changements, veuillez nous écrire à l’adresse [email protected] ou communiquer avec nous par l’intermédiaire des médias sociaux, sur Twitter, sur Facebook ou sur Instagram.

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au Infinity Convention Centre à Ottawa, le jeudi 15 septembre à 12 h 30 (HE).

L’inscription est obligatoire, mais gratuite!

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