Skip to main content 
CANADIENS BRANCHÉS 2022
Le symposium et l'assemblée générale annuelle de CIRA
Jeudi, le 15 septembre, 2022
12 h 30 HE

Guide de l'AGA

L’assemblée générale annuelle (AGA) 2022 de CIRA différera un peu de l’événement virtuel que nous avons organisé au cours des deux dernières années.  Cette année, nous sommes heureux de revenir à un format hybride où vous pouvez participer à l’AGA en ligne ou en personne. Pour préparer les membres à ce changement et les sensibiliser aux procédures générales suivies lors de l’AGA, nous avons élaboré le guide suivant.

 

Voici ce qu’il contient :

Le but d’une AGA

Le rôle des membres dans une AGA

Le code de conduite des participants

Les règles et procédures pendant l’AGA et des guides pratiques

La terminologie de l’AGA


 
 
 

Le but d’une AGA

Le but d’une AGA consiste à mener certaines affaires liées au fonctionnement de l’organisation, notamment :

• La nomination des vérificateurs de l'organization
• L’élection des administrateurs (l’élection des administrateurs de CIRA commence à l’AGA et dure sept jours)

Les AGA peuvent également inclure des questions spéciales, comme les propositions des membres ou des modifications aux règlements administratifs, qui varient d’une année à l’autre.

 
 
 

Le rôle des membres

Le rôle des membres dans une AGA est extrêmement important. Un quorum de membres doit être présent pour que l’AGA puisse avoir lieu. Le Règlement No. 1 de CIRA exige un quorum d’au moins 100 membres pour l’AGA de cette année.

Au cours de l’AGA hybride de cette année, seuls les membres qui assistent à l’assemblée en personne peuvent proposer et appuyer les motions qui sont présentées. Cependant, les membres assistant à l’assemblée en personne et en ligne peuvent poser des questions ou faire des commentaires sur les motions, et voter pour ou contre les motions.



 


Le code de conduite

Toutes les personnes présentes à l’AGA s’adresseront les unes aux autres avec respect et courtoisie.  Les attaques personnelles et les commentaires irrespectueux ne seront pas tolérés et seront jugés irrecevables.  Toute personne qui, après avertissement du président, adopte un comportement indiscipliné, ou un langage ou une conduite irrespectueux, sera expulsée de l’AGA, qu’elle participe à l’assemblée en ligne ou en personne.
 


Les règles et procédures importantes de l’AGA de cette année

Lors de l’AGA de cette année, les membres se verront présenter les motions suivantes et seront invités à voter sur celles-ci :

• Une résolution pour renommer le vérificateur
• Une résolution pour confirmer les changements au règlement
• Une résolution liées à une proposition de membre

Les nouvelles motions portant sur des questions de fond ne seront pas autorisées au cours de l’AGA, car elles doivent être communiquées à tous les membres au moins 30 jours avant l’AGA, dans le délai prescrit, afin de donner aux membres le temps de comprendre les détails et l’objet de la motion et de former un jugement raisonné sur le sujet avant de voter.

Toutefois, les membres seront autorisés à présenter une motion ou une motion de procédure légitime (par exemple, une demande, une question de privilège, un point de procédure ou un rappel au Règlement) pendant l’AGA, conformément aux dispositions applicables du Règlement no 1 de CIRA. Pour ce faire, les membres sont tenus de se soumettre aux obligations suivantes :

S’ils participent à l’AGA en personne :
• Lever la main pour se voir attribuer un microphone.

S’ils participent par webdiffusion :
• Utiliser la fonction d’appel en composant le 1-888-886-7786 et faire part de la motion ou de la motion de procédure légitime à l’opérateur. Une validation à l’aide du nom du membre, de son code d’identification ou de son adresse courriel sera requise. Une fois la validation effectuée, l’opérateur indiquera au membre quand il peut commencer à parler.

Qu’ils participent à l’AGA en ligne ou en personne, tous les membres* auront accès à la plateforme de diffusion Web à partir de leurs appareils personnels. Sur cette plateforme, ils pourront voter, discuter avec d’autres membres, poser des questions et voter en faveur des questions soumises par d’autres membres. Pour accéder à la plateforme, les membres recevront un lien par courriel qui les invitera à se connecter en utilisant les mêmes renseignements de connexion que ceux utilisés pour s’inscrire à l’événement. De plus amples renseignements sur la plateforme de diffusion Web sont communiqués dans la suite de ce guide.
 
* Nous vous rappelons que conformément à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et aux règlements administratifs de CIRA, afin de voter à l’AGA, vous devez être membre de CIRA depuis 21 jours avant l’AGA et en être toujours membre le jour de l’AGA.

Motions

Règles :
• Chaque motion sera traitée séparément.
• Les membres doivent proposer et appuyer des motions.
• Les noms des motionnaires et des appuyeurs seront lus à haute voix.
• Les nouvelles motions sur des questions de fond présentées ne seront pas autorisées au cours de l’AGA.
• Les membres seront autorisés à présenter des motions ou des motions de procédure légitime (par exemple, une demande, une question de privilège, un point de procédure ou un rappel au Règlement).
• En ce qui concerne les motions découlant des propositions des membres, le membre proposant sera enregistré comme ayant présenté sa motion, qui nécessitera le soutien d’un appuyeur. Le membre proposant disposera de deux minutes pour parler de sa motion. Un représentant de CIRA fera une déclaration de deux minutes pour chaque proposition des membres.
Comment déplacer/appuyer une motion :
En raison du format hybride de l’AGA de cette année, seuls les membres qui assistent à l’assemblée en personne seront invités à proposer et à appuyer les motions.

Lorsqu’on demande un motionnaire, les membres qui participent à l’AGA en personne peuvent :
 • Lever la main, et les membres du personnel enregistreront le nom du membre comme personne officielle qui présentera la motion. Le nom du motionnaire sera lu à haute voix.
Lorsqu’on demande un appuyeur, les membres qui participent à l’AGA en personne peuvent :
 • Lever la main, et les membres du personnel enregistreront le nom du membre comme personne officielle qui appuiera la motion. Le nom de l’appuyeur sera lu à haute voix.

Questions liées aux motions

Règles :
• Un maximum de sept minutes par motion est accordé lors de la période de questions.
• Les membres sont limités à une question chacun afin de laisser le temps aux autres membres de participer.
• En ce qui concerne les membres qui participent à l’AGA en ligne, les questions liées à la motion peuvent être saisies dans la plateforme de diffusion Web pour être lues à haute voix. Les membres participant à l’AGA en personne peuvent saisir leur question dans la plateforme de diffusion Web à partir de leur appareil personnel.
• Les questions sont limitées à 240 caractères.
• Les questions seront visibles ou entendues par tous les membres présents.
• Les membres peuvent voter pour les questions soumises par d’autres membres à partir de la plateforme de diffusion Web.
• Les questions soumises à partir de la plateforme de diffusion Web seront lues dans l’ordre des questions les mieux classées et ayant reçu le plus de votes.
• Les questions doivent prendre la forme d’une question réelle et doivent se limiter à la motion discutée.**
• Les questions relatives à la proposition du membre peuvent être adressées à CIRA ou au membre proposant.
• Chaque réponse à une question sera limitée à deux minutes.

** Par exemple, au moment de la motion pour la nomination du vérificateur, les questions et commentaires ne peuvent porter que sur la nomination du vérificateur.
Comment poser une question :
Les membres participant par webdiffusion et en personne à l’AGA et souhaitant poser des questions au cours de celle-ci peuvent les écrire, ou voter pour les questions écrites par d’autres membres grâce à la fonction de question intégrée directement dans la plateforme de diffusion Web.



Commentaires liés aux motions

Règles :
• Un maximum de sept minutes par motion est accordé lors de la période de commentaires.
• Les membres sont limités à un commentaire chacun afin de laisser le temps aux autres membres de participer.
• Les membres qui participent à la webémission peuvent soumettre leurs commentaires en direct en composant le 1-888-886-7786 (comme décrit ci-dessous). Cette fonction sera ouverte et disponible pendant toute la durée de l’AGA.
• Les membres participant à l’AGA en personne peuvent faire part de leurs commentaires verbalement en levant la main, et un microphone leur sera fourni.
• Les commentaires seront limités à une minute par commentaire.
• Les commentaires doivent prendre la forme d’une déclaration et doivent se limiter à la motion discutée*.
• Les commentaires relatifs à la proposition du membre peuvent être adressés à CIRA ou au membre proposant.
• Le membre proposant disposera d'une minute pour formuler un commentaire final.

* Par exemple, au moment de la motion pour la nomination du vérificateur, les commentaires ne peuvent porter que sur la nomination du vérificateur.
Comment présenter un commentaire :
Les membres qui participent à l’AGA en ligne qui souhaitent formuler des commentaires pendant l’AGA doivent :
• utiliser la fonction d’appel en composant le 1-888-886-7786.
• Une validation à l’aide du nom du membre, de son code d’identification ou de son adresse courriel sera requise.

Une fois la validation effectuée, l’opérateur indiquera au membre quand il peut commencer à parler.

Les membres qui participent à l’AGA en personne et qui souhaitent formuler des commentaires au cours de l’AGA doivent :
• lever la main, et un microphone leur sera fourni.

Un membre disposera d’une minute pour dire son commentaire.

Vote

Règles :
• Un vote sera demandé pour chaque motion.
• Les membres qui participent à l’AGA en personne ou par webdiffusion peuvent voter par l’intermédiaire de la plateforme de diffusion Web. Les membres qui participent à l’AGA en personne et qui ne disposent d’aucun appareil électronique peuvent également voter en présentant la carte de vote qui leur a été remise lors de leur inscription.
• Les membres auront les options suivantes :

      • Voter OUI pour appuyer la motion;
      • Voter NON pour s’opposer à la motion; ou
      • S’ABSTENIR pour ne pas donner de vote.

• Le vote de chaque motion sera ouvert pendant deux minutes. Un compte à rebours sera affiché.
• Les résultats seront lus à haute voix.
Comment voter :
Lorsqu’un vote est demandé, les membres devraient voir une fenêtre s’afficher sur leur écran présentant la motion et les options de vote. Ils devront ensuite :

• Choisir parmi les options proposées
• Vérifier leur choix
• Soumettre leur vote

Les membres qui participent en personne à l’AGA et qui ne disposent d’aucun appareil électronique seront invités à lever leur carte de vote pour appuyer la motion, s’y opposer ou s’abstenir de voter.


 
 
 

Terminologie

Nathan & Goldfarb’s Company Meetings For Share Capital and Non-Share Capital Corporations : règles que suit CIRA pour la tenue des assemblées des membres, telles qu’elles sont énoncées dans le Règlement.

Code de conduite : règles acceptées par les participants qui décrivent le comportement acceptable, les normes et les responsabilités lors de la participation à une réunion. En participant à l’AGA de CIRA, les participants acceptent de se conformer au code de conduite de l’AGA. Si un participant enfreint le code de conduite, il peut être expulsé de l’AGA.

Fonction d’appel (webémission uniquement) : cette fonction permettra aux membres participant par webdiffusion de fournir des commentaires en direct en composant le 1-888-886-7786. Les membres qui souhaitent utiliser cette fonction d’appel devront fournir leur nom, leur code d’identification ou leur adresse courriel à des fins de validation. Une fois le code validé, le membre sera placé dans une file d’attente, et un opérateur indiquera quand le membre pourra parler.

Code d’identification du membre : numéro unique pour chaque membre. Chaque membre peut consulter son code d’identification sur sa page de profil sur le site web des membres.

Adresse courriel du membre : adresse courriel associée à votre adhésion. Vous pouvez l’utiliser comme nom d’utilisateur pour accéder au portail d’adhésion et pour vous inscrire à la webémission.

S'INSCRIRE

Joignez-nous virtuellment ou
en personne

au Infinity Convention Centre à Ottawa, le jeudi 15 septembre à 12 h 30 (HE).

L’inscription est obligatoire, mais gratuite!

Liens rapides :

Découvrez les procédures et protocoles généraux importants pour l'événement et l'AGA de cette année.

Guide de l'AGA   
Normes de comportement
Protocoles sanitaires

Contactez-nous

Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (CIRA)

979, rue Bank, bureau 400 Ottawa , ON K1S 5K5 Canada 45.3984656 -75.6854443

Connectez avec nous!

Demeurez à jour avec les dernières nouvelles .CA en suivant nos réseaux sociaux.

En accédant et en utilisant le site Web de CIRA, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les conditions d'utilisation du site énoncées dans modalités d’utilisation du site web et dans la politique de CIRA en matière de confidentialité.