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CANADIENS BRANCHÉS 2021
Le symposium et l'assemblée générale annuelle de CIRA
Jeudi, le 23 septembre
13 h HE

Guide de l'AGA

Afin de sensibiliser les membres aux procédures générales lors des assemblées générales annuelles des membres (AGA) et d’accroître leurs connaissances avant la réunion, nous avons élaboré le guide suivant.

 

Voici ce qu’il contient :

Le but d’une AGA

Le rôle des membres dans une AGA

Le code de conduite des participants

Les règles et procédures pendant l’AGA et des guides pratiques

La terminologie de l’AGA


 
 
 

Le but d’une AGA

Le but d’une AGA consiste à mener certaines affaires liées au fonctionnement de l’organisation, notamment :

• La nomination des auditeurs de l'organization
• L’élection des administrateurs (l’élection des administrateurs de CIRA commence à l’AGA et dure sept jours)


Les AGA peuvent également inclure des questions spéciales, comme les propositions des membres, qui varient d’une année à l’autre.

 
 
 

Le rôle des membres

Le rôle des membres dans une AGA est extrêmement important. Un quorum de membres doit être présent pour que l’AGA puisse avoir lieu. Le Règlement No. 1 de CIRA exige un quorum d’au moins 100 membres.

Au cours de l’AGA, les membres peuvent proposer et appuyer les motions présentées, poser des questions ou faire des commentaires sur les motions, et voter pour ou contre les motions.



 


Le code de conduite

Toutes les personnes présentes à l’AGA s’adresseront les unes aux autres avec respect et courtoisie.  Les attaques personnelles et les commentaires irrespectueux ne seront pas tolérés et seront jugés irrecevables.  Toute personne qui, après avertissement du président, adopte un comportement indiscipliné, ou un langage ou une conduite irrespectueux, sera expulsée de l’AGA.
 


Les règles et procédures importantes de l’AGA de cette année

Lors de l’AGA de cette année, les membres se verront présenter les motions suivantes et seront invités à voter sur celles-ci :

Une motion pour nommer les auditeurs de CIRA  
Les motions découlant des propositions de membres     

Les motions sont présentées aux membres au moins 30 jours avant l’AGA afin de leur permettre de se faire une opinion raisonnée avant de voter. 


Motions

Règles :
• Chaque motion sera traitée séparément.
• Les membres doivent proposer et appuyer des motions. À l’exception des motions liées aux propositions des membres, le membre proposant sera enregistré comme ayant présenté ses motions.
• Les noms des motionnaires et des appuyeurs seront lus à haute voix.
• Le membre proposant disposera de deux minutes pour parler de chacune de ses motions.
• Un représentant de CIRA fera une déclaration de deux minutes pour chaque proposition des membres.
• Les nouvelles motions sur des questions de fond et les amendements aux motions existantes ne seront pas autorisés.*


* Les motions portant sur des questions de fond doivent être communiquées à tous les membres bien avant l’AGA, dans le délai prescrit, afin de donner aux membres le temps de comprendre les détails et l’objet de la motion et de former un jugement raisonné sur le sujet. Toutefois, les membres qui souhaitent présenter une motion ou une motion de procédure légitime (par exemple, une demande, une question de privilège, un point de procédure ou un rappel au Règlement) pendant l’AGA doivent utiliser la fonction d’appel en composant le 1-888-886-7786. Une validation à l’aide du code d’identification du membre sera requise. Une fois la validation effectuée, l’opérateur indiquera au membre quand il peut commencer à parler.
Comment déplacer/appuyer une motion :

Lorsqu’on demande un motionnaire, les membres peuvent :

  • cliquer sur le bouton « Je propose » sur sur l'écran. 

Le premier à cliquer sera la personne officielle qui présentera la motion. Le nom du motionnaire sera lu à haute voix.

Lorsqu’on demande un appuyeur, les membres peuvent :

  • cliquer sur le bouton « J’appuie » sur l'écran.

Le premier à cliquer sera la personne officielle qui appuiera la motion. Le nom de l’appuyeur sera lu à haute voix.

Remarque : un membre qui propose une motion ne sera pas autorisé à appuyer la même motion.



Questions liées aux motions

Règles :
• Un maximum de sept minutes par motion.
• Les membres sont limités à une question chacun afin de laisser le temps aux autres membres de participer.
• Les questions peuvent être saisies à l'aide de la fonction de question de la plate-forme de diffusion Web pour être lues à haute voix avec le nom du membre qui pose la question.
• Les questions sont limitées à 240 caractères.
• Les questions seront visibles par tous les membres présents.
• Les membres peuvent voter pour les questions soumises par d’autres membres.
• Les questions seront lues dans l’ordre des questions les mieux classées et ayant reçu le plus de votes en rapport au sujet en cours.
• Les questions doivent prendre la forme d’une question réelle et doivent se limiter à la motion discutée.**
• Les questions relatives à la proposition du membre peuvent être adressées à CIRA ou au membre proposant.
• Chaque réponse à une question sera limitée à deux minutes.
• Les questions générales relatives aux affaires, au rendement et aux activités de CIRA seront réservées à la séance générale de questions-réponses.


** Par exemple, au moment de la motion pour la nomination des auditeures, les questions et commentaires ne peuvent porter que sur la nomination des auditeurs.
Comment poser une question :
Les membres qui souhaitent poser des questions pendant l'AGA peuvent taper leurs questions et voter pour les questions d'autres membres en utilisant la fonction de question de la plate-forme de diffusion Web. Cliquez simplement sur l'option de question dans le menu du haut.



Commentaires liés aux motions

Règles :
• Un maximum de sept minutes par motion.
• Les membres sont limités à un commentaire chacun afin de laisser le temps aux autres membres de participer.
• Les commentaires peuvent être fournis en direct en utilisant la fonction d’appel seulement.
• Les commentaires seront limités à une minute par commentaire.
• Les commentaires doivent prendre la forme d’une déclaration et doivent se limiter à la motion discutée.
• Les commentaires relatifs à la proposition du membre peuvent être adressés à CIRA ou au membre proposant.
• Le membre proposant disposera d'une minute pour formuler un commentaire final.
Comment présenter un commentaire :
Les membres qui souhaitent faire des commentaires pendant l’AGA doivent :

• appeler : 1-888-886-7786
• valider leur adhésion en fournissant leur identifiant de membre

Une validation avec l'identifiant du membre sera requise. L'ID d'un membre est disponible sur chaque page de profil de membre en se connectant à son profil sur le site Web des membres.

Une fois la validation effectuée, l’opérateur indiquera au membre quand il peut commencer à parler. Un membre disposera d’une minute pour dire son commentaire.




 

Vote

Règles :

• Un vote sera demandé pour chaque motion.
• Les membres auront les options suivantes :

      • Voter OUI pour appuyer la motion;
      • Voter NON pour s’opposer à la motion; ou
      • S’ABSTENIR pour ne pas donner de vote.

• Le vote de chaque motion sera ouvert pendant deux minutes. Un compte à rebours sera affiché.
• Les résultats seront lus à haute voix et fournis publiquement sur l'écran.

Comment voter :
Lorsqu’un vote est demandé, les membres devraient voir une fenêtre s’afficher sur leur écran présentant la motion et les options de vote. Ils devront ensuite :

• Choisir parmi les options proposées
• Vérifier leur choix
• Soumettre leur vote



 
 
 

Terminologie

Wainberg’s Society Meetings (procédures d’assemblées de Wainberg pour les sociétés) : règles que suit CIRA pour la tenue des assemblées des membres, telles qu’elles sont énoncées dans le Règlement.

Code de conduite : règles acceptées par les participants qui décrivent le comportement acceptable, les normes et les responsabilités lors de la participation à une réunion. En participant à l’AGA de CIRA, les participants acceptent de se conformer au code de conduite de l’AGA. Si un participant enfreint le code de conduite, il peut être expulsé de l’AGA.

Fonction d’appel : fonction nouvellement introduite cette année qui permettra aux membres de fournir des commentaires en direct en composant le 1-888-886-7786. Les membres qui souhaitent utiliser cette nouvelle fonction d’appel devront fournir leur code d’identification de membre. Une fois le code validé, le membre sera placé dans une file d’attente, et un opérateur indiquera quand le membre pourra parler.

Code d’identification du membre : numéro unique pour chaque membre. Chaque membre peut consulter son code d’identification sur sa page de profil sur le site web des membres.

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Le jeudi 23 september 2021
13 h HE

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